Améliorez l’expérience RH de vos collaborateurs via la gestion de l’arrêt maladie

Par Isabelle Bornert - 4 juin 2020

Décryptages

L’arrêt maladie d’un collaborateur a un certain nombre d’impacts organisationnels qu’il appartient à l’entreprise de réduire le plus possible. Pour le salarié malade, cet arrêt est évidemment un moment peu agréable, mais aussi une expérience RH impliquant des échanges avec son employeur. Comment améliorer cette expérience RH ? Passage en revue de ce qu’il est possible de faire pour y parvenir, et consolider ainsi le lien RH avec le collaborateur durant cette période. 

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Envoi de l’arrêt maladie à l’employeur

Si l’arrêt maladie doit être envoyé à l’employeur sous 48 heures, nous disposons aujourd’hui d’outils digitaux permettant à tout collaborateur d’envoyer rapidement, par email, une photo de son arrêt aux services RH. L’entreprise a tout intérêt à encourager cette pratique, afin d’être prévenue au plus tôt et de pouvoir s’organiser rapidement en l’absence du salarié : l’objectif est d’assurer la continuité de son travail tout en impactant le moins possible ses collègues et son service.

Bien entendu, ceci ne dispense pas le salarié d’envoyer l’original à son employeur. Dans le cas d’un arrêt court, moins d’une semaine, il sera même plus rapide de remettre en mains propres l’arrêt maladie au service RH au moment du retour.

 

Information du collaborateur sur les conditions de sa rémunération

Un collaborateur malade n’est que rarement au courant des conditions et du fonctionnement exacts de l’indemnisation maladie dans son entreprise. Toutes les informations concernant les conditions d’ancienneté, la subrogation, ou encore les jours de carence, peuvent être utilement portées à sa connaissance pour optimiser son expérience RH.

Un petit mémo peut ainsi lui être adressé pour préciser ces éléments, avec un extrait de la convention d’entreprise en vigueur dans l’organisation. Ce mémo sera envoyé via le portail collaborateur et, dans le cas de salariés ne disposant pas d’un portail, par email.

Maintien de salaire et subrogation

Le maintien de salaire, total ou partiel, est conditionné par plusieurs critères, la convention, les accords d’entreprise et l’ancienneté du collaborateur. À cela s’ajoute la notion de subrogation, le fait, pour l’employeur, de se substituer à son salarié pour percevoir à sa place les indemnités journalières de sécurité sociale (IJSS). Il est parfois compliqué pour un collaborateur d’appréhender l’impact de son arrêt sur sa paie.

La démarche ne consiste pas à informer le collaborateur du montant qui figurera sur son prochain bulletin de paie, mais à lui indiquer s’il entre dans le cadre des garanties de ressource, si son absence aura des impacts sur sa rémunération et, le cas échéant, d’expliciter ces impacts.

Dans le cas d’un arrêt maladie de longue durée, il sera opportun d’adresser une nouvelle note au collaborateur au moment où la prévoyance prendra le relai pour le versement des indemnités journalières.

On note que l’employeur, peut demander la subrogation, mais que le collaborateur est en droit de s’y opposer (ce qui est peu probable mais doit légalement s’envisager). Il est donc recommandé à l’entreprise, si elle n’a pas traité ce point lors de l’embauche, de préciser dans son mémo d’information que le collaborateur peut s’il le souhaite s’opposer à ce dispositif. 

Jours de carence

Qu’il y ait ou non maintien de salaire, la notion de jours de carence est un élément pouvant impacter fortement la rémunération.

La note adressée au collaborateur pourra rappeler, s’il n’est pas maintenu que la sécurité sociale n’indemnise jamais les trois premiers jours d’absence calendaires de l’arrêt.

Il existe également des conventions comportant une carence employeurs. Ainsi, même si la convention prévoit par exemple un maintien de salaire par l’employeur durant 60 jours, l’arrêt ne sera pas indemnisé dès le premier jour.

 

Prévoir des alertes sur la date de retour du salarié

L’absence d’un collaborateur en arrêt maladie n’est pas neutre pour l’entreprise. Sur le plan organisationnel, il faut, en fonction de la durée de l’arrêt, prévoir de répartir son travail pour un temps sur ses collègues, ou de procéder à l’embauche d’un intérimaire ou d’un collaborateur en CDD pour le remplacer. Il existe donc des impacts sur l’expérience RH des collègues du salarié malade.

Dès lors, afin que tout se déroule de façon aussi fluide que possible en son absence, on peut envisager de revenir vers lui de façon non intrusive pour être bien informé de sa date de retour. Cela permettra à la fois :

  • de ne pas culpabiliser le collaborateur en arrêt,
  • d’organiser au mieux son remplacement

On peut le faire via le self-service collaborateur, ou à défaut par email. Le self-service étant avant tout réservé aux échanges entre le collaborateur et le service RH, il représente sans doute un moyen plus indiqué que l’email professionnel dans le cas d’un arrêt maladie.

Il est très important, quels que soient les échanges entre le service RH et le collaborateur, de préserver la confidentialité des informations données sur les raisons de l’absence. C’est au collaborateur de décider ce qu’il veut dire de sa maladie à ses collègues. Relevons d’ailleurs que, dans certains plannings de gestion de temps, l’arrêt maladie est saisi comme tel par les payeurs, mais visible en GTA sous forme d’absence sans autre précision.

Ce respect de la confidentialité des informations du collaborateur sur sa maladie participe pleinement de la qualité de son expérience RH et même, au-delà, de son bien-être dans l’entreprise. À l’heure où l’on parle beaucoup de qualité de vie au travail (QVT), cette approche doit s’appliquer, au-delà du seul arrêt-maladie, à tous les éléments de vie personnels du collaborateur, du deuil d’un proche à une demande d’acompte.

D’autres types d’arrêts, comme l’arrêt maternité ou l’arrêt accident du travail, engendrent des interactions RH différentes sur lesquelles nous reviendrons.


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