Service paie : comment gagner en efficacité avec le modèle des 5P

La performance, c’est d’abord une question de proactivité. Pour développer cette compétence essentielle, les gestionnaires de paie peuvent s’appuyer sur le modèle des 5P, mis au point par la consultante américaine Chrissy Scivicque : prédire, prévenir, planifier, participer et performer. Voici nos conseils pour aider les acteurs internes de la paie à l’adopter, au bénéfice des parties prenantes – direction, partenaires sociaux, managers et collaborateurs. 

Prédire : en restant à l’écoute de son environnement

La paie n’est pas un long fleuve tranquille… De nombreuses évolutions règlementaires, à l’échelle du pays ou d’un secteur d’activité, sont à prendre en compte, si possible en anticipant leurs conséquences avant leur mise en œuvre. Or les tâches administratives et déclaratives des gestionnaires de paie ont tendance à occuper totalement leur emploi du temps. Il est donc essentiel que les organisations intègrent, dans les missions du service paie, cette dimension de veille et d’analyse.
En disposant d’un temps dédié à la recherche d’information, ils vont pouvoir suivre des experts sur des réseaux sociaux professionnels, comme LinkedIn, et consulter leurs posts ; ou encore découvrir les actualités des éditeurs spécialisés, diffusées par newsletter. Pour aller encore plus loin dans cette démarche prédictive, il peut être intéressant de s’appuyer sur des prestataires qui offrent, dans des délais courts, une information pertinente sur l’évolution règlementaire et ses interprétations possibles, via des webinars ou une hotline juridique.

Prévenir : en identifiant les impacts et en les partageant

Lors de la crise sanitaire, de nombreuses entreprises ont mis en place l’activité partielle, mobilisant ainsi les services paie pour calculer son impact financier – le coût restant à la charge de l’entreprise. En dehors de ces situations exceptionnelles, d’autres évolutions sont à prendre en compte, comme les conséquences de l’augmentation annuelle du plafond de la Sécurité sociale sur les cotisations sociales, ou encore la revalorisation des points retraite.
Le gestionnaire de paie peut alors commencer à établir des scenarii, en amont des règles de calcul définitives, pour informer la direction générale des éventuels impacts sur la masse salariale. Une fois ces règles connues, les collaborateurs vont pouvoir être informés des répercussions sur leur bulletin de salaire.

Planifier : en s’ajustant avec des actions cadencées

 En s’appuyant sur un éditeur réactif et sérieux, le responsable du service va pouvoir planifier les mises à jour de la solution de paie, et ainsi permettre à son équipe de s’approprier, sans urgence, la nouvelle mesure. Les gestionnaires vont alors pouvoir vérifier si celle-ci est réellement mise en place, en temps et en heure, et s’applique aux collaborateurs concernés. Cette démarche d’anticipation est donc un gage de sérénité, au moment de la production de la paie.
La planification concerne également la communication : de quelle manière, et quel moment, va-t-on prévenir les collaborateurs ? Une information en plusieurs temps s’impose-t-elle, et quels types de données doivent être partagés ? Il peut être utile de s’appuyer sur les managers de proximité comme relais complémentaire.

Participer : en se positionnant comme un acteur de la solution

Les organisations ont tout intérêt à considérer les gestionnaires de paie comme de véritables interlocuteurs, participant pleinement à la vie globale de l’entreprise. Cette prise en compte peut prendre la forme d’une participation du responsable du service aux réunions stratégiques du comité de direction, pour partager les informations utiles – par exemple sur l’évolution de la masse salariale.
Le dialogue social offre également un terrain de jeu aux gestionnaires de paie : par exemple, sur les négociations annuelles obligatoires, ou encore une évolution de la convention ayant un impact sur le salaire. En partageant l’information, de manière argumentée, avec les partenaires sociaux, le gestionnaire de paie va factualiser la démarche et venir ainsi en support de la direction générale. Il contribue donc au rapport de confiance avec les IRP, base d’un dialogue social constructif, et à la prévention d’éventuelles tensions.

Performer : en prenant davantage d’initiatives

Les quatre premiers piliers du modèle 5P vont ainsi contribuer à une performance « augmentée » du service paie, dans une logique de cercle vertueux et d’amélioration continue. La proactivité limite par exemple les questionnements des collaborateurs, libérant du temps pour faire de la veille, prédire les conséquences des changements de règles, etc. Le gestionnaire de paie va avoir la possibilité de travailler sur des missions à valeur ajoutée, et voir son rôle pleinement reconnu par l’ensemble des parties prenantes de l’entreprise.
En maîtrisant les 5P, il va être plus légitime pour prendre des initiatives et apporter ainsi une couche supplémentaire à sa performance, notamment pour réaliser des communications personnalisées, adaptée à chaque situation individuelle – arrêt de travail, congé de maternité…

En démontrant la pluralité et l’importance de ses missions à l’ensemble des parties prenantes internes, le gestionnaire de paie contribue à la relation de confiance entre le salarié et l’entreprise, et in fine à la qualité de l’expérience RH des collaborateurs.