Gestion de la paie 2026 : 5 erreurs fréquentes à éviter pour sécuriser vos bulletins de salaire et DSN

Pour les gestionnaires de paie et responsables RH, le début d'année représente une bonne période pour réaliser le bilan des mois précédents, identifier des axes d'amélioration et actualiser les logiciels de paie et les processus de paie. Qualité de la donnée, importance de la communication avec le client interne ou externe, mobilisation des managers… Johanne Decelle, gestionnaire de paie confirmée chez SD Worx, partage ses recommandations pour entamer l’année sur les meilleures bases.

Plusieurs taux évoluent au premier jour de l'année; augmentation du plafond de la Sécurité sociale (PASS) (2 % cette année), du Smic... « La veille sociale est indispensable, car une paie juste repose sur la mise à jour de ces taux », rappelle Johanne Decelle. À défaut, les déclarations sociales en DSN (Déclaration Sociale Nominative), chaque mois contiendront des erreurs, avec un risque associé de redressement URSSAF et de majorations qui peuvent impacter l’entreprise de manière non négligeable. 

« Pour éviter ce risque, le gestionnaire de paie doit s’assurer de disposer des bonnes informations juridiques, soit en interne, soit auprès du partenaire de paie en cas d’externalisation, indique Johanne Decelle. Chez SD Worx, nous nous attachons à prévenir chaque client des changements de début d’année, de manière anticipée. »

Changement de RIB ou d’adresse, avenant de contrat, promotions internes, augmentations salariales... Si les données salariés peuvent évoluer au fil de l’eau, c’est particulièrement le cas en début d’année. Il est donc indispensable de s’assurer qu’elles sont bien à jour dans le Core RH, pour éviter tout risque qui pénaliserait le collaborateur. « Prenons le cas d’un arrêt de travail, illustre Johanne Decelle. Si ses coordonnées ne sont pas justes, il peut ne pas bénéficier des indemnités de Sécurité sociale. La perte de revenus peut donc être conséquente, avec ensuite des conséquences pour l’employeur. »

La prévention repose avant tout sur la qualité des contrôles. Par exemple, lors d’une déclaration d’AT, le gestionnaire de paie a intérêt à vérifier à la fois sa bonne réception et la justesse des infos pour éviter une déclaration rectificative. « Chez SD Worx, des processus existent pour vérifier les données clients et s’assurer de limiter le risque d’erreur. En complément, et en amont, les entreprises ont intérêt à mettre en place des outils de contrôle et de communication avec les managers. »

La nouvelle année est l’occasion d’un bilan sur la qualité du processus de paie – dans une logique d’amélioration continue et d’optimisation. Ce travail d'audit de la paie et de remise à plat, va ensuite déboucher sur la rédaction, ou l’actualisation, d’un document recensant l’ensemble des étapes et facettes de ce processus ; ainsi, en cas de remplacement inopiné de gestionnaire de paie, cette « bible » va garantir la continuité de service, de manière fluide et sécurisée.

« Chez SD Worx, chaque client est associé à un livre blanc de gestion de la paie qui lui est propre, précise Johanne Decelle. Il rassemble l’ensemble du processus de traitement de la paie. La nouvelle année est l’occasion d’échanges qui permettent d’identifier des évolutions des attentes, un ajustement des processus et des paramétrages, etc. » C’est donc le rôle du gestionnaire, en interne ou chez le prestataire, d’engager cette réflexion sur les axes d’amélioration et de les consolider dans le livre blanc

Le début d’année est une période propice aux régularisations relatives à l’année précédente : heures supplémentaires non comptabilisées, primes non distribuées ou au contraire données à tort… Pour Johanne Decelle, « il est indispensable de mettre en place, en amont, une procédure interne pour recenser les éléments à régulariser, et les transmettre au service paie avant la fin de l’année – ou dans les premières semaines de celle qui débute. Sans quoi l’employeur comme le salarié sont potentiellement pénalisés d’un point de vue financier. »

Idéalement, l’anticipation est donc de mise pour vérifier, identifier les erreurs, apporter les rectificatifs. Dans cette dynamique, la mobilisation des managers va contribuer à transmettre les informations de régularisation au service paie.

Pour les entreprises, le changement d’année s’accompagne souvent d’évolutions relatives à la mutuelle et à la prévoyance (numéro de contrats, nouveau prestataire, évolution des garanties…) ; le gestionnaire de paie doit donc s’assurer que ces modifications de données sont bien intégrées dans le logiciel de paie, afin là encore d’éviter tout impact négatif pour l’entreprise et les salariés.

« Ces changements doivent notamment se retrouver dans les paramétrages de la DSN, précise Johanne Decelle. Une fiche navette, avec une check-list des actions à réaliser et des points à vérifier, permet au gestionnaire de communiquer de manière précise avec le client, notamment sur la bonne transmission des données à actualiser et sur leur vérification. »

Ces bonnes pratiques, mises en œuvre par SD Worx aux bénéfices de ses clients, peuvent également inspirer les services paie internes aux entreprises. Elles illustrent l’importance d’une connaissance partagée, d’une transparence des ajustements à opérer et des responsabilités clairement établies de part et d’autre.