Réforme du droit aux congés payés : quel impact pour le service paie ?

La loi du 22 avril 2024 aligne désormais droit français et droit européen sur l’acquisition de congés payés (CP) lors d’un arrêt maladie. La DGT a apporté plusieurs précisions importantes sur ses modalités d’application, qui concernent l’activité des gestionnaires de paie. Le point sur les dernières informations, avec les éclairages d’Abdelkader Berramdane, responsable du pôle Veille juridique chez SD Worx.

 

Dorénavant, le cadre du droit européen va s’appliquer dans les entreprises françaises : un arrêt de travail, pour accident (professionnel ou personnel) ou pour maladie, est considéré comme du temps de travail et donc permet d’acquérir des jours de congés. Comme toute loi, celle du 22 avril 2024 fournit son lot de précisions règlementaires, que les services paie vont devoir adopter.

L’une des plus importantes découle d’un amendement sur l’information que doit délivrer l’employeur quand le salarié reprend son activité. Si le texte initial prévoyait un délai de 10 jours pour réaliser cette communication, ce délai est passé à un mois suivant la reprise. « L’employeur a l’obligation d’informer le salarié de ses droits à CP et de son solde depuis la période de référence et d’acquisition, précise Abdelkader Berramdane. Le texte ne prévoit pas de sanction en cas de défaut, mais il existe dans le Code du travail des dispositions sanctionnant pénalement l’entreprise en cas d’infraction sur la législation des congés payés. » 

Quelles pourraient être de possibles sanctions ? Un juge pourrait considérer que le manquement (d’information, de respect du délai) est susceptible de porter préjudice au salarié, entraînant une condamnation. Un scénario plausible aux yeux d’Abdelkader Berramdane : « Cela s’est déjà observé dans le cadre d’un manquement au respect de la durée de travail, avec des dommages et intérêts à la clé. » La prudence est donc de mise. L’information apportée par l’employeur, via le service RH, doit également mentionner la date limite de prise de ces congés. La règle est identique à celle concernant les droits acquis hors arrêt de travail, au titre de son activité : mêmes dates, mêmes limites, même période de référence. 

Abdelkader Berramdane pointe un élément du texte législatif qui peut présenter des difficultés d’application : « par tout moyen conférant date certaine de la réception des informations », « notamment au moyen du bulletin de paie ». En fonction des modalités de remise du BP (en mains propres, par voie postale, dématérialisée…), cette confirmation de la date de réception n’a rien d’évident. « En cas de transmission du BP dans un coffre-fort numérique, faut-il prévoir un moyen obligeant le salarié à valider la réception pour y accéder ? En cas d’absence de justification de la réception, quel sera le recours pour le salarié ?, s’interroge l’expert de SD Worx. À ce stade, je ne vois comment cela serait automatisable. » 

Lors d’une récente réunion de travail, la Direction générale du travail a indiqué qu’il n’y aura pas de doctrine (circulaire, FAQ…) relative à ces nouvelles règles. Or le risque de contentieux est loin d’être nul. 

Un deuxième point de vigilance concerne le droit à report, quand le salarié est dans l’impossibilité de poser des congés pour cause de maladie ou d’accident. La loi prévoit ainsi un droit à report de 15 mois à compter de la réception des informations sur le solde de CP, ou au terme de la période d’acquisition si le salarié est en arrêt de travail depuis plus d’un an. Signalons également la suspension de la période de 15 mois en cas de reprise du travail du salarié avant l’expiration de ladite période ; ou encore la perte de droits à congés en cas de reprise d’activité au-delà du terme de la période de 15 mois. 

« Là encore, j’insiste sur l’extrême difficulté d’automatiser ces mesures dans un système d’information, qui impliquerait de connaitre exactement la période d’arrêt de travail, la date de reprise, les modalités d’information de l’employeur, les dates de début et de fin de la période de 15 mois... », précise Abdelkader Berramdane. C’est donc au service RH et aux gestionnaires de paie d’identifier des moyens concrets pour mener à bien cette mission, avec le concours de leur éditeur de solution de paie.

D’autres précisions réglementaires sont à prendre en compte :

• Rétroactivité fixée au 1er décembre 2009, date d’entrée en vigueur de la charte des droits fondamentaux de l’UE : le délai d’action est fixé à deux ans à compter de l’entrée en vigueur de la loi pour toute demande rétroactive émanant des salariés présents ; la prescription est triennale à compter de la fin du contrat de travail pour les autres salariés.
• Accident de trajet : assimilable à un accident du travail, il permet d’acquérir des CP dans les mêmes conditions qu’un accident du travail, donc à droits pleins.
• Arrêt de travail au plus égal à quatre semaines : la DGT a confirmé le principe d’une acquisition pleine des droits à CP sur 48 semaines de travail. « Nous restons dans l’attente d’informations sur les modalités illustratives de mise en application », indique Abdelkader Berramdane.
• Accord collectif : ce seront les dispositions conventionnelles qui s’appliquent si celles-ci sont plus favorables que le cadre légal.
• Indemnisation des congés payés : elle prend en compte, dans l’assiette du 1/10ème, l’ensemble des sommes versées au titre des CP acquis en temps de travail effectif, et 80 % de la rémunération reconstituée au titre de la période d’arrêt de travail.

 

Ne manquez pas le prochain webinaire de SD Worx, le 7 juin : Abdelkader Berramdane abordera les modalités pratiques de mise en œuvre de ces nouvelles dispositions, parmi d’autres sujets – comme les contours du projet de loi relatif à la simplification du bulletin de paie.

Pour vous inscrire : www.sdworx.fr/fr-fr/evenements/webinar-actualite-rh-et-paie-juin-2024