Comment évaluer le rapport coût/bénéfice d’une solution de paie ?

L’adoption d’une technologie RH ne s’improvise pas : avant de se lancer, il est essentiel d’examiner les opportunités et les limites, de vérifier son acceptabilité auprès des collaborateurs, et de s’appuyer sur des éditeurs de confiance. L’objectif ? S’assurer que la solution réponde réellement aux besoins – ni plus, ni moins !

La nécessité de se transformer incite la plupart des entreprises à se doter de solutions digitales pour améliorer leurs processus RH, dont la gestion de la paie. Pour autant, toutes les organisations ont-elles intérêt à se lancer dans le 100 % digital ? Les besoins ne sont pas toujours à la hauteur de l’offre, qui va alors se révéler trop sophistiquée, surdimensionnée, et donc trop chère. Au lieu de miser sur un package complet, il peut être préférable d’opter pour une solution qui répond à la capacité financière de l’entreprise et à l’évolution de ses besoins.
L’entreprise doit donc mener une réflexion en plusieurs étapes. La première consiste à identifier ses spécificités en termes de gestion de la paie. Par exemple, sur le taux de turn over et le volume de recrutements ; sur le nombre d’arrêts de travail, ou de demandes d’acompte ; ou encore sur la récurrence des heures supplémentaires ou majorées. Ce diagnostic permet d’identifier le niveau de complexité associé à la gestion de la paie et les ressources à lui consacrer (en termes de personnels, de temps et donc d’argent). Autant d’éléments qui pourront être comparés au coût total de possession (CTP), c’est-à-dire l’évaluation des coûts directs et indirects de la technologie, sur toute sa durée de vie.

Une réflexion approfondie pour sécuriser la démarche

Pour aller plus loin dans ce diagnostic initial, d’autres questions peuvent se poser :

• La technologie va-t-elle perturber l’activité du service paie ?

L’adoption d’une nouvelle technologie implique de prévoir un temps d’appropriation, qui peut nécessiter la formation des utilisateurs, un accompagnement régulier par l’éditeur, une assistance 7/7, etc. C’est un élément à prendre en compte dans la balance entre les coûts et les bénéfices.

• Est-elle de nature à libérer du temps pour des tâches à plus haute valeur ajoutée ?

La réflexion sur la pertinence d’une solution de paie peut être l’opportunité d’envisager une évolution des missions des gestionnaires de paie. S’ils sont moins pris par la dimension administrative de leur métier, ils peuvent mettre en place des actions de communication au bénéfice de leurs parties prenantes internes – collaborateurs mais aussi direction, managers…

• Quel est le niveau de maturité de l’entreprise sur le digital ?

Certaines organisations sont très en avance en termes de SIRH et de solutions digitales, d’autres en restent aux prémices. Les premières ont donc un retour d’expérience sur l’implémentation de technologies, leur ROI, les relations avec les éditeurs, qui leur donne un avantage pour envisager, dans toutes ses dimensions, la mise en place d’une solution de paie.

Quel impact sur l’expérience RH des collaborateurs ?

Cette analyse des opportunités représente un socle indispensable pour mener à bien un projet de digitalisation de la paie. Mais il est possible – et même recommandé – d’aller encore plus loin pour sécuriser la démarche. Première précaution : prendre le pouls de l’interne, pour s’assurer que la technologie va dans le sens d’une meilleure expérience RH des collaborateurs. Par exemple, les salariés sont-ils prêts à la dématérialisation de leur bulletin de paie ? S’il y a des réticences, peut-on les lever en misant sur la pédagogie ?
Si l’entreprise envisage de se doter d’une solution aux fonctionnalités progressives, elle a tout intérêt à réaliser une rapide enquête interne avant chaque évolution envisagée. Une évaluation de l’impact de chaque déploiement, auprès des collaborateurs, apporte aussi un éclairage précieux pour ajuster la démarche.

L’éditeur, un partenaire de confiance

Cette dynamique itérative offre la possibilité de tester la solution et de vérifier si les bénéfices attendus sont au rendez-vous ; en l’utilisant à bon escient l’entreprise maîtrise les coûts de maintenance, qui restent adaptés au niveau d’utilisation.
Les organisations n’en ont pas toujours conscience, mais les éditeurs prouvent aussi leur sérieux en accompagnant la réflexion très en amont. Ils peuvent être sollicités pour apporter du conseil, être force de proposition, challenger les premières options, opérer un premier test sur une population donnée… Ces échanges constructifs fournissent les bases du rapport de confiance, essentiel pour progresser ensemble dans le déploiement de la solution, voire pour envisager une externalisation de la gestion de la paie.

Le retour sur investissement d’une solution ne se résume pas à sa dimension purement comptable. La mise en place d’une technologie peut pleinement contribuer à l’expérience RH des collaborateurs et améliorer la marque employeur. Encore faut-il avoir identifié la solution adaptée à ses besoins du moment et ceux à venir, et au juste prix.