Dans le commerce de détail ou l’hôtellerie-restauration, la gestion des effectifs relève souvent du casse-tête. Les managers de terrain doivent faire preuve d’adaptabilité et de réactivité pour ajuster au mieux les ressources humaines aux besoins du moment. Des outils dédiés à leurs besoins sont aujourd’hui disponibles, favorisant une logique de « smart planning ».
Le printemps arrive enfin, et avec lui l’envie de se prélasser en terrasse de bar ou de restaurant… En tant que consommateur, la seule condition est de bénéficier d’une météo clémente. Pour le manager de l’établissement, les caprices du temps représentent une des multiples variables à prendre en compte pour définir le planning de l’équipe.
Son défi ? Anticiper les périodes de creux et de pic d’activité pour ajuster la répartition de ses ressources humaines. Si le soleil est au rendez-vous, l’envoi d’une alerte à l’ensemble des « extras » sur leur application de GTA (gestion des temps et des activités) leur permet de se positionner, s’ils sont disponibles. Dès leur arrivée au restaurant, le manager va pouvoir remplir la déclaration Dimona (déclaration immédiate de l’emploi) directement sur l’outil de gestion des temps.
Réagir aux aléas du moment ou anticiper
Cet exemple illustre le besoin d’outils digitaux dédiés au retail (commerce de détail) et à l’hôtellerie-restauration, et présentant des fonctionnalités complémentaires. Le responsable d’équipe cherche à consacrer le moins de temps possible à la planification des effectifs, en prenant en compte les contraintes (disponibilités, respect de la durée de travail) et l’objectif de chiffre d’affaires. Dans une logique de « smart planning », l’outil doit capable d’intégrer ces critères, mais aussi d’ajuster les effectifs aux pics de clientèle.
En temps réel, un système d’analyse permet de repérer les périodes de sous-effectif et sureffectif en fonction du niveau de fréquentation. Le manager peut en retirer des indicateurs pour prévoir de manière plus fine le planning des prochains jours. Un outil de GTA adapté au retail va aussi intégrer d’autres variables, comme les périodes de soldes dans le cas d’une enseigne de prêt-à-porter.
Des indicateurs d’activité utiles au manager
La simplification de la gestion du personnel s’impose désormais comme un « must have » pour les managers de terrain. Cette gestion facilitée s’appuie sur plusieurs fonctionnalités incontournables :
- La génération automatique de planning sur mesure, en fonction de plusieurs facteurs – comme les horaires des jours précédents ou l’objectif de chiffre d’affaires ;
- La gestion facilitée des flexi-jobs, comme ceux occupés par les étudiants, avec la génération de la déclaration Dimona ;
- Des outils de reporting : les indicateurs d’activité permettent d’améliorer l’attribution des ressources humaines, d’ajuster les frais de personnel aux objectifs de chiffre d’affaires, de repérer un taux d’absentéisme inhabituel.
- Une connexion directe à la solution de paie : une fois le planning défini, les informations vont remonter au module de gestion des activités, qui va recenser l’ensemble des éléments variables – absences, compteur de temps, heures majorées, etc. – et les transmettre au service paie.
Un outil de GTA qui favorise l’expérience RH collaborateur
Ces quatre fonctionnalités partagent un même objectif : limiter le temps consacré par le manager aux tâches administratives, l’aider à améliorer la planification des ressources, et in fine soutenir ses objectifs business. Des outils de GTA dédiés au retail peuvent aller plus loin en contribuant à l’expérience RH collaborateur. Ces solutions intègrent une application avec laquelle chaque salarié peut interagir avec le manager, effectue ses demandes d’absence et dispose d’un planning avec une certaine visibilité – 15 jours, voire un ou deux mois. Il va aussi pouvoir signaler ses disponibilités, répondre à des demandes (par exemple, de transmission de données personnelles pour l’établissement du contrat de travail), ou simplement consulter ses horaires de travail.
De la répartition anticipée des ressources humaines à la gestion des aléas, les outils de « smart planning », spécifiquement conçus pour le commerce de détail, deviennent les alliés incontournables du manager de terrain. Celui-ci peut mieux s’organiser, anticiper, analyser, et ainsi optimiser la gestion de son équipe. Du côté du collaborateur, l’outil contribue au bien-être au travail, notamment en termes de visibilité sur son planning et d’équilibre entre vie personnelle et vie professionnelle. De quoi contribuer à sa fidélisation, dans un secteur d’activité marqué par des taux élevés de turn-over.
