Gestion de la paie dans les hôtels : comment choisir le bon éditeur de paie ? 

La paie est un sujet sensible en France, mais tout particulièrement dans l’hôtellerie. Entre la multiplicité des contrats et la complexité de la planification, les risques d’erreur sont nombreux. Mais ils peuvent être réduits voire éliminés avec la bonne solution de gestion de la paie. Nous passons en revue les points à checker avant de prendre votre décision lors du choix d’un nouvel éditeur !  

L’hôtellerie est un secteur à part, et ce du fait d’une convention collective (HCR) qui s’avère particulièrement contraignante, notamment en matière d’horaires de nuit, de logement de fonction et d’avantages repas… En conséquence, le bon éditeur de paie est celui qui intègre nativement cette convention et suit les différentes évolutions pour les reporter immédiatement dans le logiciel afin que vous soyez toujours en conformité.  

La spécialisation de la solution de paie se retrouve également au niveau de sa richesse fonctionnelle et donc de sa capacité à adresser des enjeux spécifiques comme la diversité des contrats, la saisonnalité ou le fort turn-over (gérer efficacement les entrées/sorties). Enfin, dans le cas de groupes hôteliers, il est essentiel que le logiciel s’adapte à une gestion multi-sites et/ou multi-établissements. 

• Comment le vérifier ? Examinez les références clients dans l’hôtellerie et sa position sur la convention collective HCR. 

La technologie est importante, mais la paie reste un sujet humain. Les responsables RH et les gestionnaires de paie doivent pouvoir s’appuyer, si besoin, sur un interlocuteur expert, disponible et réactif. En effet, l’éditeur doit fournir un accompagnement étroit et complet notamment lorsqu’il s’agit de traiter des points urgents (clôtures mensuelles ou déclaration DSN). Certains hôtels ou groupes hôteliers optent pour des solutions en mode 100% externalisé afin de se reposer entièrement sur leur prestataire.  

• Comment le vérifier ? Renseignez-vous sur la qualité du service support et vérifiez les engagements contractuels en matière de réactivité.  

La réglementation sociale française évolue sans cesse : mise à jour du SMIC, exonérations, DSN de substitution, évolutions fiscales et/ou sociales… Vous ajoutez à cela la complexité de la convention HCR et vous pouvez facilement vous rendre compte que vous avez besoin d’un éditeur capable d’assurer une veille légale soutenue et qui intègre rapidement (en SaaS) les évolutions légales et/ou réglementaires.  

• Comment le vérifier ? Vérifiez que l’éditeur dispose d’une équipe locale dédiée à la veille réglementaire et que les mises à jour en fonction de nouvelles dispositions réglementaires sont fréquentes.  

La gestion des temps est au cœur de l’activité d’un hôtel en raison des plannings variables, des heures de nuit ou du fort turn-over. Tous ces évènements vont impacter la paie et introduire de la complexité. Il est donc essentiel que les solutions de gestion de la paie et les solutions de gestion des temps et activités soient interopérables et les données partagées au sein d’une plateforme unique. Ainsi, les responsables RH ou les gestionnaires de paie n’ont pas besoin d’effectuer des ressaisies manuellement, ce qui limite les erreurs et fait gagner du temps.  

• Comment le vérifier ? Vérifiez que l’éditeur dispose à la fois d’une solution de gestion de la paie et d’une solution de gestion des temps et activités.   

Dans beaucoup d’hôtels, la paie est éclatée entre plusieurs prestataires : cabinet comptable, logiciel de planification, outil de GTA, logiciel de paie, voire, saisies manuelles. Résultat : des frictions, des doublons et un risque accru d’erreurs. Un éditeur efficace doit être capable de centraliser les services et de vous proposer un point d’entrée unique. Pour certains établissements, l’externalisation complète de la paie peut aussi être une option, si l’éditeur dispose de services de gestion déléguée. 

• Comment le vérifier ? L’éditeur propose une solution mais aussi des services de gestion externalisée.

Le choix du bon éditeur de paie dans l’hôtellerie ne doit pas se limiter à un choix technologique. La dimension humaine est évidemment prépondérante, ainsi que la capacité du fournisseur à adresser spécifiquement les besoins des équipes RH.  En passant cette check-list en revue, chaque hôtel (établissement indépendant ou groupe hôtelier) peut identifier l’éditeur capable de traiter correctement la paie et de contribuer à la transformation digitale des processus RH.