Gestion des temps : un axe de personnalisation de l’expérience collaborateur

Dans tous les secteurs d’activité, la GTA (gestion des temps et des activités) devient un enjeu d’efficacité opérationnelle : comment allouer les ressources de manière optimale, au plus près des besoins de terrain ? Le digital offre de nouvelles perspectives, comme l’explique Sofiane Meghira, Country Lead France & Luxembourg de Protime.

L’expérience collaborateur fait partie du Top 5 des préoccupations des DRH d’après une récente étude. Pourtant, un tiers des décideurs interrogés estiment que leur entreprise n’est pas « mûre » sur le sujet. Il existe pourtant de nombreux défis RH qui pourraient contribuer à une expérience collaborateur de qualité, en phase avec les attentes des salariés et aussi personnalisée que possible. La GTA (gestion des temps et des activités), longtemps résumée à la définition et l’ajustement de plannings, doit aller plus loin pour répondre aux défis des entreprises.

C’est notamment le cas de l’industrie, comme l’explique Sofiane Meghira, Country Lead France & Luxembourg de Protime : « L’organisation en travail posté – rythmes en 2x8, 3x8 ou 2x12 –, associée au pointage horaire, implique une grande vigilance sur l’exactitude des heures travaillées, variables d’un mois à l’autre. Par ailleurs les entreprises industrielles privilégient de plus en plus les planifications sous contrainte, c’est-à-dire la possibilité d’intégrer des éléments complémentaires, comme le fait que le salarié prévu au planning dispose de telle certification, aidant ainsi le manager à trouver la bonne ressource pour la positionner au bon endroit et au bon moment. »

Pour l’expert, les besoins en GTA « avancée » s’étendent à tous les secteurs d’activité, notamment l’hôtellerie-restauration qui cherche à gagner en réactivité et en capacité d’adaptation (par exemple pour renforcer le staffing à l’annonce d’un week-end ensoleillé), et donc en performance dans la juste allocation des ressources. « Le défi consiste aussi à sécuriser le calcul de la paie en fin de mois, sans erreur, en fonction des différences de statuts – CDI, extras… », ajoute Sofiane Meghira.

Le recours à des solutions digitales dédiées offre aujourd’hui une réponse opérationnelle à ces enjeux, tout en jouant la carte de la personnalisation de l’expérience collaborateur. Les bénéfices concernent d’abord le manager de terrain, qui peut, via le portail collaborateur myProtime, avoir accès en un clic au planning de son équipe, voire aux plannings d’autres équipes : « il dispose d’une vision d’ensemble pour trouver les informations recherchées, lui permettant ainsi – dans le cas d’un restaurant – de constituer son pool de salariés et d’extras sur plusieurs semaines. » La solution peut fournir des fonctionnalités à valeur ajoutée, comme l’envoi automatique de messages d’appel à extras en s’appuyant sur les coordonnées présentes dans la base de données.

L’intelligence artificielle va rapidement s’imposer dans les solutions de GTA, comme l’illustre Sofiane Meghira : « les logiciels proposeront des modalités de planification sous contraintes, en fonction des critères recherchés – par exemple, un salarié disponible pour des shifts de 2X8 pendant deux semaines, disposant de telle certification ou habilitation, etc. L’IA représentera prochainement un levier d’enrichissement et de croisement de critères pour établir des plannings en phase avec les attentes du manager. » Un autre axe de valeur ajoutée de l’IA concerne les possibilités de reporting : les solutions pourront, prochainement, générer différents KPIs en un simple clic, voire en commande vocale, l’IA générant le script à partir de la requête. 

Le salarié lui-même n’est pas en reste : l’outil doit lui permettre d’accéder à ses compteurs, d’effectuer de manière autonome toute demande d’absence ou de modification de planning. « L’intérêt de la solution digitale est d’offrir une flexibilité totale dans les fonctionnalités et les paramétrages, par exemple de permettre d’accéder au planning des collègues en masquant certaines informations, ou de proposer un chat pour échanger avec le manager ou le service RH », indique Sofiane Meghira, qui livre aussi des pistes d’application de l’IA : en particulier, le développement d’assistants virtuels pour accompagner un collaborateur dans une demande de congés, l’intelligence artificielle se chargeant de vérifier la faisabilité (réunions programmées à la même période, vérification du nombre de jours de congés acquis, etc.).

Les technologies digitales, avec le concours croissant de l’IA, ouvrent ainsi la voie à une nouvelle ère pour la GTA : au plus près des besoins opérationnels du manager, et contribuant à une expérience collaborateur réellement différenciante.