La GTA réinventée monte en puissance

La dimension stratégique de la gestion des temps et des activités n’est pas compatible avec un suivi sur Excel – source d’erreurs et de perte de temps. Pour optimiser l’allocation de ressources et l’organisation du travail, les solutions digitales dédiées offrent déjà de multiples fonctionnalités basées sur l’IA et le machine learning. Les éditeurs ne s’en contentent pas, misant largement sur l’innovation technologique pour aller encore plus loin.

Plannings horaires précis et ajustés en temps réel, temps de présence et d’absence enregistrés et transmis à l’outil de paie, gestion automatisée des demandes d’absence… Les solutions digitales de GTA facilitent aussi bien la vie des managers de proximité que le quotidien, tout aussi chargé, des responsables RH. Si leur taux d’adoption est encore modeste dans les entreprises françaises – environ 12 % en 2023, contre 63 % pour la paie, d’après une étude du cabinet ConvictionsRH –, les projections révèlent une forte progression à horizon 2025.

Cet essor s’explique par les plus-values des outils disponibles sur le marché : des données fiables, des flux de data fluides et sécurisés, davantage d’anticipation et d’adaptation dans l’organisation de l’équipe, et de multiples opportunités d’analyse – au profit de l’amélioration continue. L’appui sur ces solutions est d’autant plus indispensable pour relever certains défis des entreprises, notamment la recherche d’une plus grande agilité organisationnelle et les modalités de travail hybride. 

C’est aussi un levier majeur d’expérience collaborateur, dans un contexte où les salariés souhaitent davantage de flexibilité et d’autonomie. L’accès à l’outil de GTA leur permet par exemple de consulter facilement leur planning, ou encore d’échanger des plages horaires avec leurs collègues. Du côté des managers, l’outil permet de suivre en temps réel l’activité du service, puis de l’analyser pour repérer des axes de progrès, notamment pour mieux répartir les effectifs en fonction des pics d’activité.

Ces atouts, synonymes de gain d’efficacité et de productivité, expliquent le dynamisme des éditeurs et la recherche constante de nouvelles innovations. D’après l’étude 2023 Markess Blueprint, qui a analysé le marché, plusieurs tendances cohabitent actuellement : d’un côté, des leaders proposant une brique logicielle de GTA dans le cadre d’une offre de SIRH ; de l’autre, des challengers qui privilégient les outils en SaaS, synonymes de mises à jour et d’interconnexions facilitées. Pour les prochaines années, le cabinet d’études prévoit l’émergence d’une GTA « augmentée », avec davantage de fonctionnalités – par exemple, pour mieux intégrer le télétravail et le flex office, ou encore pour établir des analyses prédictives (de productivité, de prévention du surmenage, etc.).

Une autre étude, réalisée en 2022 par le cabinet mc2i, met l’accent sur trois pistes de R&D. La première concerne les progrès du RPA (robotic process automation) pour améliorer le traitement automatique de la donnée, et ceux de l’IA pour renforcer l’optimisation de la gestion de temps et des activités. Une autre direction vise l’expérience utilisateur, avec notamment un accès multi-device à la solution. Enfin, un enjeu consiste à la mobiliser en tant qu’outil de planification, au service des démarches de strategic workforce planning.

Ces pistes de travail impliquent, pour les éditeurs, de renforcer leurs démarches d’innovation. C’est ce qui a poussé Protime, filiale de SD Worx spécialisée dans la GTA, à acquérir une nouvelle technologie d’IA. Le logiciel Sheepblue s’adresse au monde de l’industrie, notamment aux activités reposant une organisation du travail en shifts (rotations), et nécessitant donc des capacités particulièrement fines et précises de planification du personnel. Protime est en mesure de couvrir davantage de secteurs d’activité, et ainsi de répondre toujours mieux aux besoins spécifiques de ses clients.