Les 8 avantages à externaliser votre paie

Complexe et évolutif, l’environnement légal et réglementaire de la paie incite nombre d’entreprises à recourir à un prestataire, à l’image de SD Worx qui propose une offre de services dédiée. Le point sur les motivations incitant à opter pour cette formule et sur les bénéfices à en attendre.

En fonction de son contexte interne (par exemple, une forte croissance de la masse salariale) ou externe (comme une présence multi-pays, avec des règles différentes de production et de contrôle), une entreprise peut être amenée à envisager l’externalisation de la paie. « Avec nos clients, l’externalisation est généralement totale : nous assurons toutes les opérations liées à la paie, de A à Z, sur la base des éléments transmis par l’entreprise, explique Jennifer Noël, consultante paie chez SD Worx. Certains s’inscrivent dans le temps long, tandis d’autres optent pour cette solution afin de répondre à un besoin plus ponctuel. »

D’après les experts, il existe quatre avantages majeurs à l’externalisation :

• Se libérer de tâches répétitives et chronophages, essentielles à la qualité de l’expérience collaborateur mais à faible valeur ajoutée ; le service paie peut donc se consacrer à d’autres missions, comme les réponses aux questions des collaborateurs, ou l’information relative à un changement impactant le BP ;
• Pouvoir se passer d’experts internes de la paie, qui doivent connaître et maîtriser toutes les évolutions légales, puis les appliquer en temps et en heure – et sans erreur ; soit une contrainte majeure, que prend en charge le prestataire de l’entreprise.
• Maîtriser les coûts liés à la génération et à la vérification de la paie ; l’externalisation est synonyme de budget défini en amont (la prestation étant facturée au bulletin de paie), qui reste fixe quels que soient les aléas rencontrés, comme l’intégration d’un changement réglementaire. 
• Déléguer la responsabilité de la production de la paie et des déclaratifs ; un retard, un manquement, une erreur peut rapidement avoir une incidence financière sur l’entreprise, comme un redressement Urssaf ou une condamnation prud’hommale. L’externalisation de la paie implique la responsabilisation du prestataire.

Pour Jennifer Noël, quatre avantages complémentaires sont également à mettre en avant : d’abord, l’externalisation de la paie permet de suppléer un manque de ressources au sein du service paie, ponctuellement (arrêt maladie d’un gestionnaire de paie) ou dans la durée ; c’est aussi une approche à envisager en cas de croissance importante des effectifs au sein d’une TPE ou PME, appelant des process plus précis et structurés. 

Un troisième facteur peut inciter à externaliser : la difficulté à recruter des gestionnaires de paie, qui s’impose de plus en plus comme un métier en tension. Enfin, pour les entreprises internationales, confrontées à une multitude de législations locales, l’externalisation est un moyen de s’assurer d’être dans les clous réglementaires dans les différents pays d’implantation. 

Ce tour d’horizon des principaux avantages à déléguer la production de la paie est aussi l’occasion de mettre l’accent sur quelques conditions de réussite. La qualité du partenariat éditeur-entreprise implique de mettre en place quelques règles essentielles. Par exemple, le client reste responsable de sa donnée. Il est donc impératif qu’il transmette au prestataire des fichiers « propres », précisément renseignés. « Les données transmises par le client ne sont pas toujours correctement qualifiées, confirme Jennifer Noël. Il peut être parfois difficile à se comprendre sur les attentes réciproques et les process à respecter. » Les équipes de SD Worx ont donc conçu des templates de procédures pour faciliter et sécuriser les échanges de données.

Les principaux facteurs de succès restent de s’assurer de parler d’un même langage et de s’appuyer sur des procédures claires et éprouvées, afin de sécuriser la transmission des données en temps et en heure et de garantir leur qualité. La définition d’un rétroplanning annuel, intégrant le temps nécessaire aux différentes étapes de génération et de contrôle de la paie, est donc à privilégier – au bénéfice des deux parties et de l’efficacité de l’externalisation.