Choisir une solution RH performante post covid - avec Mieke Guns

Une solution RH performante vous permettra de réduire les coûts, garantir la conformité et maîtriser vos processus de gestion des RH et de la paie.

Après presque deux ans de fermeture, d'interdiction de voyager et de travail à domicile, la nouvelle normalité ressemble beaucoup à l'ancienne, mais de façon plus marquée. Dans le domaine des RH, le Covid a accéléré les tendances existantes, mettant une pression croissante sur les responsables RH pour qu'ils soutiennent les objectifs opérationnels de leur entreprise.
Dans la pratique, cela signifie que l'accent mis sur les personnes avant la pandémie est devenu encore plus important, et que les responsables RH cherchent de nouvelles façons d'engager et de retenir les talents indispensables pour relancer la croissance de leurs entreprises.
"La guerre des talents était en veille pendant le Covid, mais elle n'a jamais disparu", explique Mieke Guns, Solution Marketer chez SD Worx, société de solutions de gestion du personnel pour plus de 70 000 entreprises dans le monde.
"Et maintenant, nous constatons que l'attraction, la fidélisation, le bien-être, la résilience et l'engagement des collaborateurs, le développement des talents et la mobilité interne sont tous très élevés sur la liste des priorités des responsables RH."

La dernière étude de SD Worx confirme que la gestion des performances, le recrutement, l'équilibre entre vie professionnelle et vie privée et le service RH aux collaborateurs figurent parmi les quatre principaux défis RH. Mais cela ne signifie pas que l'efficacité opérationnelle ne compte plus, loin de là. L'analyse de près de 3 000 responsables RH en Europe montre que l'efficacité opérationnelle est considérée comme essentielle pour relever les défis liés aux ressources humaines, les entreprises cherchant à réaliser des économies de temps et de coûts grâce à la transformation numérique et à l'automatisation des RH.
Mieke décrit cette double focalisation sur les questions stratégiques de personnel et l'efficacité opérationnelle comme les deux faces d'une même pièce. "Les dirigeants des RH ont appris pendant cette crise que la numérisation et l'efficacité opérationnelle sont toujours essentielles pour leur permettre d'entreprendre tous ces projets stratégiques liés aux personnes", dit-elle.

"Si vous n'aviez pas mis en place les bases opérationnelles avant le Covid, vous étiez en difficulté pendant le Covid, en effet, si vos collaborateurs ne pouvaient pas demander des congés, s'ils ne pouvaient pas contacter votre service RH par voie digitale, si tout devait encore se faire par le biais de petites notes, alors vous avez eu du mal à survivre à cette crise."
Les coûts liés à l'incapacité de respecter les principes de base sont énormes. Si les entreprises ne paient pas leurs employés à temps et correctement, l'engagement en souffre, tandis que les problèmes de conformité risquent de mettre en péril l'ensemble de l'entreprise.

Évoluer dans la nouvelle normalité

Que peuvent donc faire les responsables RH pour éviter ces problèmes lors d'une prochaine crise ou lorsqu'ils tentent de composer avec la nouvelle normalité ?
La première étape, selon Mieke, consiste à mettre en place des systèmes résilients, des flux d'informations intégrés et la production d'analyses nécessaires pour aider l'entreprise à prendre rapidement des décisions.
Trop souvent, cependant, les solutions RH existantes sont fragmentées et l'absence de rapports consolidés conduit à des décisions qui ne sont pas fondées sur l'intégralité des données. Ces problèmes sont plus visibles dans les entreprises de taille moyenne qui se lancent sur de nouveaux marchés dont elles connaissent mal les règles locales en matière d'emploi.

"Soit elles n'ont pas de système du tout parce qu'il leur est très difficile de choisir le bon, soit elles ont des systèmes disparates parce qu'elles ont repris une entreprise ici et une autre là", explique Mieke.
" Elles possèdent donc plusieurs systèmes RH, qui ne sont pas intégrés, qui ne communiquent pas entre eux, et qui fonctionnent tous en parallèle. "
Ces systèmes proviennent généralement de différents prestataires ayant des niveaux de service différents. "Vous avez donc cette mosaïque de contacts sur plusieurs fuseaux horaires, et de cultures différentes. Cela vous fait perdre du temps et vous empêche de contrôler vos processus de RH et de paie", explique Mieke.
Certaines entreprises, ajoute-t-elle, investissent dans de nouveaux systèmes RH centraux, mais constatent que leurs informations RH locales ne sont pas suffisamment détaillées pour prendre en charge les processus de paie qui reposent sur des données locales très spécifiques. Les équipes chargées de la paie finissent alors par n'utiliser que leurs systèmes de paie locaux.

Maîtriser les processus RH

Pour maîtriser les processus de RH et paie, se conformer à la législation locale et gérer les coûts, les entreprises ont besoin d'un écosystème RH global et entièrement harmonisé, intégrant les données RH de bases aux données de paie et de gestion du personnel. "C'est ce que SD Worx peut vous apporter si vous êtes une organisation de taille moyenne", explique Mieke.
"Nous pouvons vous proposer un seul contrat unique, un seul accord de niveau de service et un seul ensemble d'indicateurs clés de performance. Nous vous offrons un système RH global soutenu par des services de gestion de la paie, de sorte que vous aurez des experts locaux qui calculeront votre paie sur nos moteurs de paie locaux, mais pour échanger avec ces experts, vous aurez un seul système global."
Cela ne permet pas seulement de réduire les coûts. Vous avez également une vision plus claire du coût des collaborateurs si vous disposez de données précises sur le nombre de personnes travaillant dans chaque département, dans chaque pays, ainsi que sur les cotisations de sécurité sociale et autres.
Tout aussi important est l'impact qu'une solution RH rationalisée peut avoir sur les collaborateurs eux-mêmes. Le fait d'avoir une fiche de paie remise instantanément sur leurs smartphones ou de leur donner les outils nécessaires pour demander des congés par voie numérique sont des avantages considérables pour les collaborateurs - en particulier pour ceux qui ont pris l'habitude de gérer leur vie professionnelle pendant les jours sombres de la pandémie.
Quant aux RH elles-mêmes, une solution telle que SD Worx People peut constituer un véritable changement, en libérant les membres les plus expérimentés de l'équipe pour qu'ils deviennent de véritables partenaires opérationnels, tout en donnant aux responsables des RH le temps de savoir si les collaborateurs sont engagés dans leur travail ou prêts à quitter l'entreprise. Comme le dit Mieke : "Vous pouvez avoir toutes les études du monde sur l'engagement, il n'y a pas de meilleure étude sur l'engagement que de s'asseoir parmi vos collaborateurs et d'écouter leur conversation autour d'un café".
C'est peut-être encore plus vrai aujourd'hui qu'avant Covid.