Externalisation de la paie : sept raisons de franchir le pas
Conformité légale garantie, expérience RH collaborateur renforcée, temps libéré pour des missions à plus forte valeur ajoutée, maîtrise des coûts… Pour une entreprise, externaliser la paie représente plusieurs avantages. Les explications de Vincent Beaupérin, directeur du Managed Services de SD Worx France.
Mars 2020, la crise de Covid-19 s’invite dans le quotidien des Français – et des entreprises. Le télétravail et la digitalisation forcée vont impacter les professionnels RH, qui doivent assurer la continuité de la production de la paie, tout en tenant compte des mesures gouvernementales, notamment l’activité partielle. « Nous avons assisté à un vague d’externalisation durant la crise sanitaire, pour assurer la continuité de la paie et tenir compte de ses conséquences, comme le chômage partiel », précise Vincent Beaupérin. Comme le rappelle le directeur du Managed Services de SD Worx France, « cette situation a renforcé l’aversion au risque des entreprises ».
Aujourd’hui, alors que l’étau de la Covid s’est desserré dans les organisations, cette tendance n’est pas retombée pour autant. Les directions générales et RH ont en effet de plus en plus conscience des atouts de l’externalisation. Voici les principaux, résumés par Vincent Beaupérin.
La paie, premier élément de la politique RH
« Une paie juste délivrée en temps et en heure est un des piliers de la qualité du climat social. La moindre erreur, le moindre retard vont provoquer l’insatisfaction du salarié, impactant négativement sa relation avec l’employeur. L’externalisation permet d’assurer une qualité de service que l’on ne peut pas garantir en interne, en gagnant en sérénité. C’est un enjeu d’expérience RH collaborateur et donc de fidélisation des effectifs. »
Un métier – et des missions – de plus en plus complexes
« La complexité de la paie, en France, ne cesse de croître, s’accompagnant de risques plus importants et de conséquences financières non négligeables, comme des pénalités Urssaf. La recherche d’une parfaite conformité légale et conventionnelle reste l’une des principales motivations pour externaliser. Le prestataire s’appuie sur des expertises internes qui effectuent une veille quotidienne et vont donc intégrer le moindre changement de règlementation. »
Un recours indispensable pour les petites entreprises
« Dans l’immense majorité des TPE et startups, les ressources RH sont absentes ou insuffisantes. Le chef d’entreprise est ainsi en première ligne pour établir les bulletins de salaire et gérer les déclaratifs. Autant de temps qu’il ne consacre pas au développement de son activité, ce qui représente un risque sur la pérennisation d’une jeune entreprise. Avant le passage à 50, voire 100 salariés, et la création de la fonction RH, il est donc fortement recommandé de déléguer la gestion de la paie à un partenaire de confiance. »
Un moyen de pallier le manque de ressources internes
« En septembre dernier, le cabinet Robert Half a classé les métiers de responsableRH paie et de gestionnaire de paie dans le top 10 des jobs les plus recherchés par les entreprises. Ces profils sont donc difficiles à attirer et à fidéliser. Une fois ces ressources trouvées, il faut les manager mais aussi les former en continu. Ces contraintes disparaissent avec le recours à l’externalisation, qui évite aussi de subir une vacance de poste imprévue, par exemple en cas de congé maladie. »
Des coûts maîtrisés dans la durée
« L’externalisation s’inscrit généralement dans une logique de coût salarié ou de coût par bulletin de paie, permettant de la visibilité budgétaire. Quand la masse salariale augmente, le coût de gestion de la paie augmente dans les mêmes proportions. Dans le cas d’une gestion internalisée, le recrutement de ressources supplémentaires va s’imposer quand un seuil de masse salariale est franchi. Un effet de palier qui peut peser lourd dans la trésorerie. »
Des services complémentaires pour les salariés
« L’externalisation s’accompagne souvent d’une gamme de services plus importants qu’auparavant, au bénéfice des collaborateurs. C’est par exemple le cas du coffre-fort numérique, dans lequel le bulletin de paie est automatiquement intégré dès son émission, et qui va accueillir l’ensemble des documents administratifs professionnels, voire personnels, du salarié. Cet enrichissement des services contribue à l’expérience RH collaborateur. »
Du temps libéré pour créer de la valeur
« Entre saisie de données, contrôles, génération du bulletin de salaire et des déclarations sociales, la gestion de la paie est très chronophage. En la délégant à un prestataire, le service RH gagne du temps au bénéfice de missions à plus haute valeur ajoutée : par exemple, des reportings et des analyses, des projections de masse salariale, mais aussi de la communication pour informer d’une évolution règlementaire et de ses impacts sur le salaire, ou pour répondre à des questions individuelles. »
L’externalisation présente de multiples atouts, dont une mise en œuvre simple et éprouvée. De la même manière, opter ensuite pour l’internalisation ne présente pas de difficultés, sous réserve d’avoir les ressources RH. Une précision importante est apportée par Vincent Beaupérin : « Externalisation ne veut pas dire déresponsabilisation ! La qualité de la data et le respect du planning de transmission sont à la base d’une collaboration de qualité entre l’entreprise et son prestataire. »
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