DSN de substitution : comment se préparer à la dernière ligne droite

Dès le mois de juin, l’Urssaf déploiera son mécanisme de rectification des déclarations en cas d’erreurs persistantes : la DSN de substitution. Il reste donc aux entreprises quelques mois pour aligner les processus à ce nouveau cadre. Le point sur les mesures à prendre sans plus attendre.

Chaque mois, l’Urssaf vérifie plus de deux millions de DSN transmises par les employeurs. L’objectif est préventif : repérer au plus vite les anomalies, grâce à plus 140 vérifications automatiques sur chaque déclaration sociale nominative, et en informer les entreprises. 

Depuis deux ans, une nouvelle étape est en cours de mise en œuvre, avec juin 2026 en ligne de mire : la mise en place de la DSN de substitution, un mécanisme de rectification des déclarations qui sera seulement activé en cas d’erreurs persistantes dans les données d’assiette brute plafonnée, et uniquement après plusieurs rappels et une phase de discussion avec le déclarant. Dans le cas où des cotisations seraient dues, l’Urssaf adressera à l’entreprise une mise en recouvrement.

« Nous recommandons aux employeurs et experts-comptables d’être attentifs aux informations transmises par l’Urssaf, notamment celles présentes dans le rappel annuel et de rectifier les anomalies, explique Pierre-Sylvain Guély, directeur en charge de la qualité des données sociales. L’enjeu est de sécuriser le calcul des droits retraite des salariés. » Dans les prochaines semaines, courant mars, l’Urssaf adressera aux entreprises un rappel annuel récapitulatif des anomalies 2025 encore non rectifiées (compte-rendu métier ou CRM de rappel annuel), qui sera disponible dans le logiciel de paie de l’entreprise. Cette émission marquera le début d’une phase de deux mois pendant laquelle les entreprises pourront procéder aux rectifications – ou les contester le cas échéant, de manière motivée, via l’outil « Suivi DSN » de l’Urssaf.

La déclaration sociale nominative de substitution représente donc l’étape suivante : à défaut d’actions de l’employeur, l’Urssaf va générer automatiquement une DSN corrigée qui remplacera définitivement celle de l’entreprise, et qui sera transmise à tous les organismes sociaux. Elle déclenchera des impacts financiers – recouvrement ou remboursement des cotisations ajustées, majorations et pénalités de retard – et une mise en demeure avec un délai de deux mois pour contester.

Si la DSN de substitution vise dans un premier temps les données impactant la retraite, les CRM enregistrent d’autres anomalies, rappelant aux services paie l’importance d’une grande vigilance. Il s’agit notamment des erreurs sur le montant net social, avec un impact direct sur le calcul du RSA et de la prime d’activité : des assiettes de cotisations incorrectes, qui peuvent impacter les droits sociaux ; les plafonnements de cotisations mal appliqués ; ou encore les erreurs d’identification des salariés. Il est donc essentiel d’adopter une approche à 360° de la prévention des erreurs.  

Il n’est pas trop tard pour déployer un plan d’action et limiter le risque de DSN de substitution. Chaque service paie, si ce n’est pas encore fait, peut réaliser un audit complet des DSN pour identifier les anomalies récurrentes et évaluer précisément le risque financier associé à chaque erreur. La formation des gestionnaires de paie aux spécificités du CRM et de la DSN de substitution est également à privilégier, tout comme la mise en œuvre de processus ad hoc – contrôle mensuel systématique des CRM, documentation des procédures de correction, etc. 

Un dernier point avec l’éditeur du logiciel de paie sur les ajustements de la solution peut se révéler indispensable afin de vérifier que tout est en ordre de marche. Enfin, dans la dernière ligne droite, un comité de pilotage associant la DRH, la DAF et la DSI peut permettre de s’assurer que tous les aspects de la mise en conformité sont bien couverts.